Opatření děkana 1/2018
Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem
Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd
Opatření děkana č. 1/2018
Název:
Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem
Účinnost:
1. 1. 2018
V Praze dne 27. 12. 2017
PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.
děkan fakulty
Toto opatření stanoví pravidla pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem na Fakultě sociálních věd Univerzity Karlovy.
Majetek fakulty musí být předepsaným způsobem zjištěn, sepsán, oceněn a veden v evidenci.
Hmotný a nehmotný majetek musí být řádně udržován a podle potřeby opravován, řádně využíván k plnění úkolů a chráněn.
Při správě majetku je nutné se řídit zejména těmito předpisy:
- Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví
- Zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
- Zákonem č. 137/2016 Sb. o vysokých školách
- Vyhláškou č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví
- Pravidly pro správu majetku Univerzity Karlovy
- Opatřením pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociálních věd.
I. Vymezení pojmů
1. Majetkem pro účely tohoto pokynu se rozumí:
a. dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (dále jen DHM a DNM)
b. drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (dále jen DDHM a DDNM)
2. Dlouhodobý majetek se rozděluje:
a) DHM - dlouhodobý hmotný majetek jsou samostatné movité věci a soubory movitých věcí, jejichž pořizovací cena je vyšší než 40 000,- Kč vč. DPH a životnost je delší než jeden rok. Bez ohledu na pořizovací cenu jsou DHM stavby, pozemky, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky a předměty kulturní hodnoty. Bez ohledu na dobu použitelnosti jsou DHM budovy a stavby.
b) DNM - dlouhodobý nehmotný majetek, jehož pořizovací cena je vyšší než 60 000,- Kč vč. DPH a doba použitelnosti je delší než jeden rok. DHM se pro účely tohoto opatření rozumí zejména software.
3. Drobný dlouhodobý majetek se rozděluje:
a) DDHM - drobný dlouhodobý hmotný majetek jsou movité věci nebo soubory movitých věcí se samostatným určením, jejichž doba životnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je 3.000,- Kč vč. DPH a vyšší a současně nepřesáhne částku 40.000,- Kč vč. DPH.
b) DDNM - drobný dlouhodobý nehmotný majetek je zejména software, ocenitelná práva, jejichž doba životnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je 7.000,- Kč vč. DPH a vyšší a současně nepřesáhne částku 60.000,- Kč vč. DPH.
Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek je při pořízení nákladem a je dle platných postupů účtování účtován přímo do spotřeby. V účetnictví se vede v podrozvahové evidenci.
4. Inventární předmět – analytická evidence majetku je vedena a inventarizace majetku je prováděna podle jednotlivých inventárních předmětů. Inventárním předmětem jsou budovy, ucelená zařízení s příslušným vybavením a příslušenstvím nebo jednotlivý předmět k plnění daného úkolu.
Pro řádnou evidenci a inventarizaci je nutné, aby veškeré předměty, které jsou předmětem inventarizace, byly řádně označeny a vedeny na inventární kartě.
5. Inventární číslo je označení každého inventárního předmětu. Je nutno je provést vhodným a trvalým způsobem, je určeno jen pro jediný předmět, neopakuje se. Inventární číslo přiděluje účetní majetku fakulty ihned po obdržení příslušného dokladu o nabytí majetku.
II. Evidence majetku
- Evidence majetku se rozumí veškeré záznamy, týkající se pořízení, převzetí, předání, přemístění, odepisování a vyřazení majetku.
- Evidenci majetku na fakultě zajišťuje účetní majetku. Řádná evidence plní úlohu ochrany majetku a poskytuje ucelené informace k jeho maximálnímu využití.
- Vedoucí provozně-technického oddělení fakulty předává jednotlivým pracovištím podklady pro evidenci nově pořízeného majetku, podklady k inventurám a spolupracuje s určenými pracovníky na jednotlivých pracovištích.
- Určený pracovník jednotlivých pracovišť předává vedoucímu provozně technického oddělení doklady o změně umístění majetku, podklady k vyřazení nebo informaci o nadbytečnosti majetku, podílí se na inventarizaci majetku.
- Evidence majetku je na fakultě zpracovávána v elektronické podobě.
III. Odepisování majetku
- Odpisy majetku jsou dvojí a to odpisy účetní a daňové.
- Účetními odpisy je vyjádřené opotřebení majetku. Majetek se odpisuje podle odpisového plánu ze vstupní ceny účetní a to od měsíce následujícího po měsíci, kdy byl majetek uveden do užívání. Pro stanovení výše odpisů se používá rovnoměrný způsob odepisování.
- Daňové odpisy se řídí ustanoveními zákona č. 586/1992 sb. v platném znění a jsou vypočítávány ze vstupní ceny daňové jednorázově a slouží jako podklad ke zjištění základu daně z příjmů. Majetek je zařazen do odpisových skupin, které určují dobu odepisování.
- Odpisy účetní i daňové a odpisový plán zpracovává ekonomické oddělení ve spolupráci s vedoucím provozně-technického oddělení.
IV. Náležitosti prvotního dokladu o evidenci
1. Dokladem o evidenci každého inventárního předmětu je inventární karta.
2. Inventární karta DHM a DNM musí obsahovat:
- inventární číslo
- název předmětu
- výrobní číslo
- odpisovou skupinu
- odpisový plán
- vstupní cenu účetní
- vstupní cenu daňovou
- datum uvedení do užívání
- umístění
- odpovědnou osobu, pokud uživatelem je konkrétní osoba
- odvolávku identifikující prvotní doklad o pořízení (faktura, smlouva apod.)
3. Inventární karta DDHM a DDNM musí obsahovat:
- inventární číslo
- název předmětu
- pořizovací cenu
- datum uvedení do užívání
- umístění
- odpovědnou osobu, pokud uživatelem je konkrétní osoba
- odvolávku identifikující prvotní doklad o pořízení.
V. Převody majetku uvnitř fakulty
- Zaměstnanci jsou povinni informovat vedoucího provozně technického oddělení o převodu majetku mezi jednotlivými kancelářemi nebo pracovišti prostřednictvím převodky. Vzor formuláře Převodky majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
- Převodku vystaví pracovník předávajícího pracoviště ve trojím vyhotovení, zajistí podpis předávající a přejímající osoby. Převodky obdrží pracovník předávajícího a přejímajícího pracoviště a vedoucí provozně-technického oddělení, který převod zaznamená v evidenci majetku.
VI. Přebytečný a neupotřebitelný majetek
- Přebytečným majetkem je majetek, který fakulta nepotřebuje k plnění svých úkolů. Přebytečným majetkem však není majetek, který lze využít tak, že bude svěřen jiné fakultě nebo další součásti univerzity. Přebytečný majetek může být nabídnut k odkoupení jiné osobě, popřípadě darován na veřejně prospěšné účely.
- Neupotřebitelný majetek jsou věci opotřebené, poškozené nebo zastaralé tak, že nemohou sloužit původnímu nebo potřebnému účelu. Mohou jím být i věci, které lze použít jen za cenu značných ztrát zapříčiněných jeho provozními vlastnostmi. Neupotřebitelný majetek může být nabídnut k odkoupení jiné osobě nebo s ním bude naloženo jako s odpadem.
- O tom, že určitý majetek je přebytečný nebo neupotřebitelný, rozhodne v rámci své kompetence děkan, popřípadě v rozsahu stanoveném tímto opatřením děkana tajemník fakulty po případném komisionálním posouzení věci, a to u movitého majetku, jehož pořizovací cena nepřesahuje částku 5 000 000 Kč. Rozhodnutí musí mít písemnou formu. Ve stanovených případech je zapotřebí vyjádření a souhlasu příslušných orgánů. Před rozhodnutím o přebytečnosti majetku je nutné ověřit případný zájem ostatních fakult a dalších součástí univerzity o využití tohoto majetku; tento zájem lze ověřovat i prostřednictvím elektronické pošty kvestorovi, tajemníkům fakult a ředitelům dalších součástí. Ověření tohoto zájmu provede vedoucí provozně-technického oddělení ve spolupráci s tajemníkem fakulty na příslušném formuláři.
- Ustanovení odstavce 3 se nevztahuje na věci určené k jednorázové spotřebě nebo na majetek s pořizovací cenou menší než 10 000 Kč.
- Návrh na vyřazení konkrétního neupotřebitelného majetku dává pracovník, který jej má ve svém užívání a odsouhlasuje či zamítá vedoucí pracoviště nebo ředitel institutu. V případě výpočetní techniky a zařízení návrh odsouhlasuje nebo zamítá i pracovník z IT oddělení. Takto zpracovaný návrh na vyřazení je předán vedoucímu provozně-technického oddělení. Vzor formuláře Návrh na vyřazení majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
- Odcizení, ztrátu nebo poškození majetku je třeba řešit nahlášením vedoucímu provozně technického oddělení, přičemž odcizení musí být vždy nahlášeno Policii ČR. Rozhodnutí o stanovení náhrady škody a pokyn k vyřazení majetku předkládá náhradová komise.
- Vedoucí provozně-technického oddělení ve spolupráci s inventarizační a likvidační komisí posoudí návrh pracoviště na vyřazení majetku a navrhne k odsouhlasení tajemníkovi fakulty další postup.
- Majetek určený k likvidaci bude protokolárně předán vybrané likvidační firmě, která zajistí ekologickou likvidaci odpadu.
- Přebytečný a neupotřebitelný majetek může být prodán konkrétní právnické nebo fyzické osobě (může jít i o zaměstnance fakulty) po ověření případného zájmu ostatních fakult a dalších součástí univerzity o využití tohoto majetku u majetku s pořizovací cenou vyšší než 10 000 Kč. Žádost na odprodej majetku odsouhlasuje či zamítá vedoucí pracoviště nebo ředitel institutu. V případě výpočetní techniky a zařízení návrh odsouhlasuje nebo zamítá i pracovník z IT oddělení.
- Takto zpracovaná žádost na odprodej majetku je předána vedoucímu provozně-technického oddělení. Vzor formuláře Žádost na odprodej majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
- Stanovení prodejní ceny vychází z délky požití a rozhodným datem je datum zařazení do majetku FSV UK a cena je určena – viz příloha č. 1.
- Schválení konečného návrhu inventarizační a likvidační komise na vyřazení majetku, popř. schválení konečné prodejní ceny a konkrétního kupce je v kompetenci tajemníka fakulty.
- Prodej přebytečného nebo neupotřebitelného majetku právnické nebo fyzické osobě do výše 5.000,- Kč může odsouhlasit tajemník fakulty bez projednání inventarizační a likvidační komise.
VII. Svěření majetku zaměstnancům a studentům
- Majetek fakulty může být svěřen zaměstnanci fakulty k plnění pracovních úkolů mimo pracoviště na základě písemné žádosti děkanovi fakulty. Žádost musí být doporučena ředitelem institutu, případně vedoucím oddělení. Po schválení žádosti bude zaměstnanec vyzván k podpisu dokumentu „Potvrzení o převzetí předmětu“, který vyplňuje vedoucí provozně technického oddělení. Vzor formuláře Žádost o svěření majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
- Majetek fakulty může být svěřen studentovi fakulty k plnění úkolů v rámci výzkumného projektu nebo studia. Postup pro souhlas k svěření majetku a podepsání dokumentu je totožný jako v předcházejícím odstavci. Kopie Potvrzení o převzetí předmětu se zakládá do spisu studenta.
- Majetek je zaměstnanec povinen vrátit nejpozději při ukončení pracovního poměru, pokud nebude fakultou požádán o jeho dřívější vrácení. Vrácení majetku musí být potvrzeno na Výstupním listu zaměstnance.
- Majetek je student povinen vrátit před ukončením studia, pokud nebude fakultou požádán o jeho dřívější vrácení. Svěřený majetek student předává tajemníkovi institutu, který tuto skutečnost potvrdí e-mailem vedoucímu provozně technického oddělení, který provede odpovídající záznam v evidenci majetku.
- Majetkem fakulty se rozumí i majetek pořízený z prostředků získaných v rámci vědeckovýzkumných projektů.
- Ředitelé institutů a vedoucí oddělení plně odpovídají za dodržování tohoto postupu ve vztahu k zaměstnancům.
- Studijní oddělení při předložení žádosti studenta k ukončení studia, ověří u vedoucího provozního technického oddělení, zda má student řádně vypořádány závazky ke svěřenému majetku.
- V případě studentů jsou odpovědni za dodržování tohoto postupu vedoucí studijního oddělení a vedoucí provozně technického oddělení.
VIII. Inventarizace
- Inventarizace majetku se dle § 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění, vyhl. č. 504/2002, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. a Opatření kvestora o provádění inventarizace majetku, provádí jedenkrát ročně. Konkrétní termíny a další podmínky stanoví každoročně opatření děkana fakulty. Pro potřeby inventarizace určuje děkan fakulty členy ústřední inventarizační komise a dílčích inventarizačních komisí.
- Podklady pro inventarizaci připravuje a předává jednotlivým pracovištím vedoucí provozně-technického oddělení.
- Výsledky inventarizace zpracovává ústřední inventarizační komise ve spolupráci s vedoucím provozně-technického oddělení.
IX. Závěrečná ustanovení
Za dodržování tohoto pokynu odpovídají vedoucí jednotlivých pracovišť, řešitelé výzkumných projektů, tajemník fakulty, vedoucí ekonomického oddělení a vedoucí provozně-technického oddělení.
Toto opatření ruší Opatření č. 29/2016 – Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem s výjimkou tabulky v článku VI, odstavci 11 o stanovení prodejní ceny MHM a MNM vedeného v evidenci majetku fakulty do 31. 12. 2017 (tabulka), která je zveřejněna v příloze č. 1 tohoto opatření.
Přílohy:
1.Stanovení prodejní ceny nepotřebného majetku
PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.
děkan fakulty
Zpracovala: Tereza Strnadová
účetní (majetek)
Za správnost: Bc. Hana Pokorná, DiS.
vedoucí ekonomického oddělení
